Kostenbesparingen - een reductie van 20% is haalbaar

Wat werkt en wanneer?
In een organisatie met teveel vet kan de 'botte bijl' methode ("alle tijdelijke contracten beëindigen") en de 'kaasschaaf' methode ("alle afdelingen moeten 10% besparen") tot goede en vaak structurele kostenbesparingen leiden. Onnodige overhead kosten worden zo aangepakt. Veel bedrijven hebben dit de laatste jaren gedaan. Nu het vet bij vrijwel alle bedrijven verdwenen is, blijken deze ongenuanceerde methodes niet meer te werken en, wat nog veel vervelender is, tot grote ongewenste neveneffecten te leiden. Zo kan het zijn dat door een extra 10% reductie van de arbeidskosten in de verkoopafdeling de omzet met 25% terug loopt, en daardoor de marges nog verder onder druk komen te staan. Op dat moment moet de focus verschoven worden naar operationele efficiëntie: meer resultaten tegen lagere kosten.

Operationele efficiëntie
Bij het verhogen van de operationele efficiëntie ligt de focus op het integreren van bedrijfsprocessen en op het elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen. Zie ook de V I S MOCS pagina over
operations management. Verderop op deze pagina volgt een tweetal voorbeelden van het verbeteren van de operationele efficiëntie, om een indruk te krijgen van de resultaten die behaald zijn bij andere bedrijven. Wilt u een afspraak maken om te onderzoeken welke potentiële verbeteringen voor uw bedrijf mogelijk zijn, neem dan contact met ons op via e-mail.

Voorbeeld 1: Shared Service Center.
Bedrijven verwachten de kosten voor de administratieve organisatie te kunnen verlagen door het centraliseren van de backoffice activiteiten zoals orderverwerking en facturering in een Shared Service Center. Echter, het verhuizen van alle administratieve medewerkers naar één centrale locatie verhoogt slechts de kosten (bijvoorbeeld reiskosten, telefoonkosten), terwijl de prestaties hoogstwaarschijnlijk verslechteren door de grotere afstand tussen operatie en administratie. De oplossing is het verbeteren van de integratie van bedrijfsprocessen en het structureren van de informatiehuishouding & communicatie. Zo kan het verhogen van het percentage inkooporders met correcte informatie betreffende artikelnummers, aantallen, leverdata, etcetera de kosten van verwerken van facturen sterk reduceren, vaak met wel meer dan 20%. Niet meer eindeloos zoeken naar artikelen die wel of niet aangekocht zijn, geen leveranciers die nog weigeren te leveren omdat ze teveel verkeerd geleverde artikelen retour krijgen of zelfs niet betaald krijgen. Andere zeer positieve effecten van een accuraat en efficiënt inkoopproces zijn lagere inkoop- en voorraadkosten, en een hogere klanttevredenheid door betere produktbeschikbaarheid.

Voorbeeld 2: Projecten zonder einde.
Projecten worden gestart met veel energie en heel veel goede bedoelingen. In de beginfase worden vaak gemakkelijk goede resultaten behaald en lopen de kosten en tijdsplanning meestal in de pas met het budget. Naarmate de looptijd van het project langer is, loopt de efficiëntie sterk terug. De focus vermindert doordat de meest belangrijke projectteam-leden terug gezogen worden in de operationele organisatie. Er ontstaat 'project-moeheid' in de organisatie waardoor het momentum wegzakt en projectactiviteiten domweg niet meer worden afgemaakt. Deze risico's kunnen geminimaliseerd worden door implementatie van project controls en door gedurende het hele project veel aandacht te geven aan de kwaliteitsbewaking en het opleveren en afsluiten van projectactiviteiten. Hierdoor wordt er geen tijd en energie gespendeerd aan activiteiten die geen rendement opleveren of achterhaald zijn. Het is mogelijk om zo de totale kosten en de looptijd van het project met meer dan 20% te reduceren, waarbij ook nog eens een hoger percentage van de projectdoelstellingen wordt bereikt.